Vítejte na palubě: Jak bezpečně zarezervovat místo pro hudební nástroj

Přeprava hudebních nástrojů letadlem je po léta zapeklitým problémem, který musí řešit nejeden hudebník. Připravili jsme pro vás návod, jak se spletí rezervačního systému dobrat k výsledku.

Není výjimkou, že letecký personál odmítne vpustit cestujícího s hudebním nástrojem jako příručním zavazadlem na palubu, ač tento v předstihu splnil všechny podmínky a požadavky letecké společnosti. Často se cestujícího pokouší donutit, aby nástroj přepravil pouze jako odbavené zavazadlo, kde hrozí vysoké riziko poškození nebo dokonce ztráty, jako se to stalo v roce 2015 kytaristovi Lee Kerniganovi, kterému společnost Virgin Australia ztratila při přepravě akustickou kytaru. Jeho příběh je však spíše výjimkou, protože letecká společnost při organizaci náhrady spolupracovala, což rozhodně nebývá zvykem. Jen o pár měsíců později, v roce 2016 stejná společnost zcela zničila kytaru i její pouzdro a klávesy zpěvákovi Jonu Englishovi. Ten tehdy poznamenal, že to bylo během tří měsíců už podruhé.

Ricky Kej, indický hudební skladatel zmínil, že mu během posledních 15 let aerolinky ztratili nebo zničili tři nebo čtyři kytary, dvoje drahé klávesy a cajony. Přestal proto s hudebními nástroji cestovat. V prosinci 2022 sdílel indický hudebník Bismil video, které zachycuje, jak pozemní personál necitlivě hází pouzdra hudebních nástrojů do nákladního vozu Indigo Airlines, přitom společnosti zaplatili přes 8000 korun na zvláštních poplatcích, aby s nástroji zacházela obzvláště opatrně.

Když před lety kanadskému zpěvákovi a skladateli Daveu Carrollovi United Airlines poškodila oblíbenou kytaru při přepravě, složil dokonce v reakci na tuto událost píseň United Breaks Guitars, která se stala virální na YouTube.

V nepříjemné situaci se nedávno ocitla houslistka rumunského původu Mihaela Martinová, která hraje ve smyčcovém kvartetu s Michaelem Barenboimem. Cestovala z Bukurešti, když jí posádka letadla společnosti Ryanair zabránila v nástupu do letadla s tvrzením, její housle Guadagnini z roku 1748 jsou příliš velké na to, aby si je mohla vzít na palubu. Martinová se bránila vysvětlením, že housle se nikdy neodbavují a nabídla, že si zakoupí další letenku. Podle Martinové trval palubní personál na svém s tím, že “housle se na palubu nikdy neberou” a že musí postupovat podle předpisů. Přitom sama společnost Ryanair ve svých přepravních podmínkách stanovuje, že housle, violoncella a kytary, které přesahují povolenou velikost pro odbavené zavazadlo mohou být přepravovány v kabině, pokud pro ně byla zakoupeno sedadlo. Houslistka nakonec odletěla o den později jiným letem.

Steven Isserlis, britský violoncellista se proto obrátil na svého cestovního agenta Merlina Robertsona, který pro něj sepsal návod, jak podobné situace řeší on.

Zmíněný postup se týká hlavně rezervací u British Airways a pro violoncello, nicméně může být užitečný i pro rezervace u jiných dopravců – pravidla leteckých společností jsou přeci jen více či méně podobná.

Postup, jak u British Airways rezervovat extra sedadlo pro hudební nástroj

Cílem tohoto návodu je pomoci hudebníkům, kteří potřebují přepravovat svůj hudební nástroj v kabině letadla a plánují si pro tyto účely rezervovat extra sedadlo. Dobrá cestovní kancelář či pracovník letecké společnosti by měli tyto postupy znát a upravit je na míru jednotlivým systémům a společnostem, aby odpovídaly požadavkům.

• British Airways vyžaduje, aby cestující zakoupil pro tyto účely dvě sedadla, letenka je však vždy vystavena pouze jedna
• Místo pro cestujícího je zpoplatněno plnou cenou, za další sedadlo se platí pouze základní cena letenky (bez poplatků a tax)
• Obecně je možné využít codeshare (operování letu jinou leteckou společností než tou, u které si cestující zakoupil letenku. V praxi to znamená, že můžete mít na letence číslo letu přepravce Singapore Airlines, ale operovat daný let bude Lufthansa) letů British Airways, které jsou provozované společností BA Cityflyer, může se však stát, že některá letadla budou menších rozměrů a transport violoncella není možný ani v kabině letadla
• Vyvarujte se jiných codesharových letů, dopravce, který let operuje a dopravce, který letenku prodává mohou mít odlišné podmínky a postupy pro extra sedadlo a rezervace může být zamítnuta
• Rezervace či letenka musí být pouze pro společnost British Airways, kombinace s jinou leteckou společností není možná (jedinou výjimkou by měla být Iberia)
• Protože v tomto případě není možné provést odbavení on-line, je třeba se dostavit na letiště s dostatečným předstihem a odbavit se u přepážky

Je třeba mít na paměti, že takovouto rezervaci nelze provést on-line – formát, ve kterém společnost BA potřebuje zadat jména, nelze vytvořit na jejích internetových stránkách, ani v rezervačním systému cestovních kanceláří, ani na stránkách ostatních portálů, přes které lze letenky zakoupit. Vždy je lepší rezervovat obě místa najednou než přidávat další sedadlo ke stávající rezervaci.

Kolonka se jménem

Sedadlo pro cestujícího musí být rezervováno na jméno, které odpovídá jménu v cestovním dokladu. Sedadlo navíc musí být rezervováno ve formátu – křestní jméno: CBBG a příjmení cestujícího (CBBG značí Cabin Baggage, tedy příruční zavazadlo). Pokud budete provádět rezervaci on-line, musela by být jména zadána odděleně: 1.1 SMITH/JOHN 2.1 SMITH/CBBG. Tento formát však systému BA nevyhovuje a obě jména je proto potřeba spojit a vyplnit v tomto formátu: 1.2 SMITH/JOHN MR/CBBG.

Je velmi pravděpodobné, že jediným způsobem, jak lze takovouto rezervaci vytvořit je využít buď služeb cestovní kanceláře, která má zkušenosti v této oblasti, nebo provést rezervaci přímo u letecké společnosti telefonicky a doufat, že agent je s tímto procesem obeznámen. Rezervaci potvrďte či uložte až po dokončení druhého a třetího kroku.

Cena

Jakmile je pole se jménem cestujícího správně vyplněno, je třeba rezervovat dvě letenky a nacenit je podle platného tarifu. Za sedadlo pro hudební nástroj se účtuje pouze základní cena letenky, žádné další poplatky by se jej neměly týkat. U letů kratších než 6 hodin účtuje British Airways minimální základní cenu 40 liber, za lety delší než 6 hodin účtuje 300 liber. Pokud je základní tarif za sedadlo, na kterém bude přepravován hudební nástroj, nižší než tyto hodnoty, je nutné v okamžiku vystavení letenky hodnotu ručně zvýšit.

Rezervaci zatím neukládejte, ani nepotvrzujte.

Informujte leteckou společnost

Před finální rezervací nebo uložením je třeba zaslat letecké společnosti rozměry hudebního nástroje, a to pomocí zvláštního požadavku na služby SSR (Special Service Request). Kromě toho, že bude letecká společnost předem informována o rozměrech nástroje, je zároveň vystaven požadavek, aby zaslala odpověď s povolením pro daný nástroj. 

Při použití systému Sabre GDS se jedná o tento záznam SSR pro violoncello: 3CBBG/CELLO DIM H133 W51 D32CM WT 8 KG-1.1 (Pozor, tyto rozměry platí pro konkrétní pouzdro na violoncello značky Stevenson, nemusí platit pro jiná pouzdra, své pouzdro si přesně přeměřte).

Nyní můžete rezervaci potvrdit nebo uložit.

Společnost British Airways obvykle odpoví do dvou až tří hodin, vy byste měli vidět jejich odpověď se změnou stavu z NN na KK (jako pomůcku pro zapamatování lze použít zkratek NN = Need Need a KK = Can Confirm)

Je nutné, aby každý letový segment dostal odpověď ve stavu KK.

Pokud do tří hodin odpověď na SSR neobdržíte, je možné, že na vámi vybraný let není možné přepravu violoncella v kabině letadla autorizovat. Tato situace obvykle nastává, pokud je typ letadla pro nástroj příliš malý nebo jste si vybrali omylem codesharový let, který nelze použít.

Vystavení letenky

Jakmile British Airways odpoví na váš SSR požadavek a status je změněn na KK, je sedadlo navíc pro váš hudební nástroj schváleno a je možné přistoupit k vystavení letenky. BA nepožadují samostatnou letenku a platbu za každé sedadlo, stačí jedna letenka a souhrnná platba. Ručně je třeba vytvořit pouze jednu letenku s následujícími změnami:

1. Na konec základního kódu tarifu musíte přidat /CB, tj. pokud je váš základní tarif QOM0V2R musíte jej změnit na QOM0V2R/CB. Pokud rezervační systém nedovoluje použít lomítko, je možné použít dvojitou mezeru.
2. Pro zaplacení extra sedadla je nutné zdvojnásobit základní tarif na letence.
3. K základní ceně za letenku přičtěte základní tarif za hudební nástroj jako poplatek Q (základní cena pro trasu Londýn – Amsterdam – Londýn může vypadat takto: LON BA AMS31.20BA LON134.35NUC165.55END ROE0.785209. Po přičtení poplatku Q bude pak výsledek vypadat takto: LON BA AMS31.20 Q31.20 BA LON134.35 Q134.35 NUC331.12END ROE0.785209)
4. Na letence je třeba do poznámky uvést: Q CHARGES FOR 1 X CBBG. Pokud vaše potvrzení vypadá takto: NONREF/-V2R je nutné jej doplnit následujícím textem: NONREF/-V2R/Q CHARGES FOR 1 X CBBG
5. Po provedení těchto úprav je nyní možné vystavit letenku na jméno cestujícího

Volba míst

Aby hudební nástroj neblokoval v případě nehody únikovou cestu, je vždy třeba mu přidělit sedadlo u okna a majiteli sedadlo vedle nástroje. Hudební nástroj nelze umístit do řady, ve které je únikový východ (exit row) nebo do řady bezprostředně za dělící přepážkou. Pokud vám systém nedovolí přidělit sedadla, zkontrolujte rezervaci 24-48 hodin po vystavení letenky. Je možné, že systém BA přidělí příslušná sedadla k rezervaci automaticky.

Tyto informace jsou platné ke dni 25. září 2023